Personaleinsatz flexibilisieren

Alle vierzehn Tage sitzt Stefan Gerlach in aller Herrgottsfrüh am Gate des Flughafen Stuttgart und wartet auf seinen Flug nach Bremen, um seine Vision in die Welt zu tragen: ein flexibler und attraktiver Personaleinsatz für die Industrie 4.0. Heute ist er mit seinem Lieblingsthema auf dem Weg zur Firma Kemper, Fleischproduzent in Nortrup, nahe dem niedersächsischen Cloppenburg, etwa 1450 Mitarbeiter. Spezialität des Familienunternehmens: Salami, Kochschinken und Brühwürste. Zwei Stunden später geht es am Konferenztisch erhitzt um die Kernfrage: Wie kann das Unternehmen auf Auftragsspitzen reagieren, die es immer wieder gibt bei Spezialanfragen, beispielsweise der nach vier Meter langen Würsten. Geschäftsführung, Personalabteilung und Betriebsrat: Jetzt sind viele Augen auf Stefan Gerlach gerichtet, Ingenieur und Informatiker des Fraunhofer IAO.

Gerlach leitet das Projekt »Flexibler Personaleinsatz in der Produktion« 

Er ist spezialisiert auf genau solche Fragen. Gerlach leitet das Projekt »Flexibler Personaleinsatz in der Produktion« am Institut. Er kennt die Werkzeuge für schlanke und bewegliche Produktionskonzepte.

Die Ausgangslage bei Kemper:

Immer wieder musste das Unternehmen auf diese extremen Auftragsspitzen reagieren. Da waren die großen Einzelhandelsketten, die für ihre Kunden riesige Rabattaktionen ausriefen und die das Unternehmen rasch bedienen wollte, um gegen die Konkurrenz am Auftragsmarkt zu bestehen und den Großkunden zu halten. So mussten die Maschinen neben der Tageslast manchmal doppelt bis dreifach so viel Salami produzieren. Und zwar egal, ob Urlaubszeit oder Grippewelle herrschte oder die Mitarbeitenden familiäre Verpflichtungen und Unternehmungen geplant hatten und keine Überstunden. Man suchte den Rat des IAO-Projektteams, um das Problem in den Produktionshallen strukturiert erfassen und lösen zu können.

Gerlach hat verschiedenste Branchen beraten: »Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die wenigsten Unternehmen sich strukturiert mit ihrem Personaleinsatz auseinandersetzen.« Die Lösungen seien in der Regel historisch gewachsen und würden unflexibel über Jahre angewendet, egal ob sie noch passten oder nicht. Die moderne Industrie 4.0, so ist Gerlach jedoch überzeugt, braucht einen flexibleren Rahmen und funktioniere nach anderen Spielregeln als die alte Industrie.

Hier kommt die Wissenschaft ins Spiel:

Die Forschenden vom Fraunhofer IAO lieferten Kemper eine neutrale und strukturelle Analyse und Strategie für den Personaleinsatz. Das Projektteam entwickelte dazu eigens »KapaFit«, ein besonderes Programm, mit dem der Personalbedarf als Simulation erfasst wird. Auf Basis des vergangenen Geschäftsjahrs wird das Unternehmen modelliert. Gerlach erklärt: »Wir bieten keine Lösungen von der Stange, sondern individuelle Strategien, vergleichbar mit Maßanzügen.« Bei der Führungsebene von Kemper kam das an: »Genau diese wissenschaftliche Objektivität hat mich gleich beeindruckt«, sagt Geschäftsführer Wolfgang Kühnl. »Da waren Zahlen, keine vagen Gefühle.«

Der Ausgangspunkt für das Simulationsprogramm war einst ein renommierter Großauftrag:

Der Personalvorstand von Daimler suchte 2009 ein Instrumentarium, um die »Turbulenzfestigkeit« seiner Werke beurteilen und notfalls gegensteuern zu können. Gerlach setzte drei seiner besten Mitarbeiter an die Lösung. Wirtschaftsingenieure, Maschinenbauer und Informatiker tüftelten als Projektteam. So wurde eine erste Version des Programms mit einem Fokus auf »Krisenbewältigung« geschrieben. Unternehmen sollten in die Lage versetzt werden, rasch auf Turbulenzen oder Auftragsspitzen zu reagieren. »KapaFit« war geboren.

Inzwischen hat das Team mehr als zehn Unternehmen modelliert

Inzwischen hat das Team mehr als zehn Unternehmen modelliert und als Bonus für den späteren Schichteinsatz eine App, eine Art »Schwarzes Brett« für Mitarbeitende entwickelt: »Ich kann heute, ich kann nicht«, braucht ein angefragter Arbeiter oder eine Arbeiterin nur ins Smartphone einzugeben. »Das Smartphone schlägt die Stechuhr«, scherzt Gerlach über sein innovatives Baby. Für den Einsatz der App hat einer seiner Kunden sogar den Industrie 4.0-Award eingeheimst.

Kein schwammiges Bauchgefühl: Das Unternehmen sah im Modell schwarz auf weiß

Vor all dem steht jedoch die gründliche Simulation des Programms »KapaFit«. Die wirft Lösungen aus, mit denen sich eine Strategie aufbauen lässt. Am Ende wusste man bei Kemper genau, welche Beschäftigungsformen es für die eigene Situation brauchte. »Wir liefern kein schwammiges Bauchgefühl, sondern quantitative Aussagen für Produktion und Personaleinsatz «, sagt Gerlach. Das Unternehmen sah im Modell nun schwarz auf weiß, ob es fünf Prozent Zeitarbeit brauchte, ob es Aushilfen oder Studierende einstellen sollte oder wie viel Teilzeit- und Vollzeitverträge sinnvoll wären, um die Rabattaktionen gemeinsam und ohne Murren und Überlast in einzelnen Abteilungen zu stemmen.

Die Lösung ist am Ende fein abgestimmt: 

Bei Kemper war man überzeugt und es wurde reagiert, indem eine mobile Teilzeittruppe beschlossen wurde, um die Sache mit den 4-Meter-Würsten anzugehen. Die Lösung ist am Ende fein abgestimmt: Beschäftigung, Arbeitszeiten, Schichtrhythmen und Betriebszeiten sind die Zahnräder, die individuell ineinandergreifen und die perfekte Strategie für ein einzelnes Unternehmen am Markt ergeben. Aus der Klaviatur aller Instrumente »komponieren wir«, so Wissenschaftler Gerlach, die Gesamtmelodie: »Ein für alle Seiten attraktives Fundament.«

Am Ende des langen Tages sitzt Stefan Gerlach erneut am Flughafen und wartet auf den Flieger. Er ist zufrieden. Bei Kemper wird man die kommenden Tage eine Betriebsvereinbarung ausarbeiten. Für den Ingenieur ist es ein gutes Gefühl, wieder ein Unternehmen in einen flexiblen Rahmen für die Herausforderungen der Industrie 4.0. gestellt zu haben. Die Beschäftigung, sagt Gerlach poetisch, »sie atmet wieder«. Sein Flugzeug in die Heimat hebt ab. Im Gepäck hat Gerlach eine der guten Kemperschen Salamis, allerdings in der handlichen Zentimeter-Variante, für den Hausgebrauch.

Herr Dr. Kühnl, Sie haben sich für eine Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IAO entschieden. Warum?

Unser Umsatz hängt stark von den Aktionen des deutschen Einzelhandels ab. Auftragsspitzen etwa sind für unsere Belegschaft mit Mehrarbeit verbunden. Bisher haben wir das mit Wochenendarbeit und verlängerten Schichten aufgefangen. Für viele ist das eine Belastung, Eltern etwa oder Menschen, die gerne ihre Freizeit genießen. Andere hingegen nehmen die Gelegenheit, mehr zu verdienen, gerne wahr und würden am liebsten jedes Wochenende Zusatzschichten schieben. Die Interessen in der Belegschaft sind eben sehr unterschiedlich: So entstand der Wunsch, als Unternehmen flexibler zu werden.

Was hat Sie an der Simulation durch KapaFit überzeugt?

Was uns bewogen hat, das mit Fraunhofer anzugehen, war der neutrale, wissenschaftliche Ansatz bei der Modellierung. Das hat mir tatsächlich sehr gut gefallen. Wir haben nun verschiedenste Werkzeuge in der Hand, die wirklich zu uns als Unternehmen passen. Wir haben auch über Arbeitszeitkonten gesprochen und wollen eine flexible Springertruppe aus Teilzeitkräften aufbauen. In enger Abstimmung lösen diese Instrumente im Zusammenspiel unsere Anforderungen geradezu perfekt. Wir haben gelernt, dass erst die Verzahnung mehrerer Werkzeuge die Lösung ergibt. Das hat mich persönlich von der Systematik stark beeindruckt.

Ist flexible Produktion heute ein Wettbewerbsvorteil in der Industrie 4.0?

Ich denke schon, ich halte sie für sehr wichtig und zeitgemäß. Einerseits weil die Mitarbeiterbedürfnisse und die Leistungsfähigkeit sich ja auch im Laufe eines Arbeitslebens verändern. So ein flexibles Modell zahlt daher glaube ich auch in die Arbeitgebermarke ein, also in die eigene Attraktivität. Zugleich werden auch die Anforderungen an uns als Unternehmer durch die Aktionen im Einzelhandel immer größer. Da hilft nur ein beweglicher Rahmen.

Herausforderung

Bewertung und Weiterentwicklung von Personalflexibilisierungsinstrumenten in der Produktion zur erfolgreichen Bewältigung volatiler Märkte.

Methodik

Anforderungsanalyse, Entwicklung und Erprobung von Werkzeugen zur Bewertung des Einsatzes von Personalflexibilitätsinstrumenten (KapaStar), Entwicklung eines Konzeptes zur Verankerung des KapaStar-Tools in den betrieblichen Geschäftsprozessen, Entwicklung von Personaleinsatzstrategien zur Vorbereitung auf volatile Absatzmärkte, Kommunikation und Präsentation im konzerninternen und -externen Umfeld.

Ergebnis

Planungswerkzeuge zur Bewertung des Einsatzes von Personalflexibilitätsinstrumenten für volatile Absatzmärkte (KapaStar), Personaleinsatzstrategien zur erfolgreichen Bewältigung von Absatzkrisen.